–Når vi ikke lenger kunne møte hverandre fysisk, måtte vi bli gode på digital samhandling!
Boligbyggelaget i Kongsberg og i Notodden tok grep og meldte alle ansatte på kurs.
Da koronapandemien kom, ble mange arbeidstakere rammet av endringer som gjorde at de måtte forandre måten de jobbet på. For de som kunne jobbe fra hjemmekontor, var ikke den store utfordringen å utføre selve jobben, men det å skulle mestre digitale møterom som Teams eller Zoom ble for mange en stressfaktor og kilde til usikkerhet.
I Notodden Boligbyggelag hadde de akkurat bestemt seg for å implementere Teams. – Jeg så for meg at innføringen av et nytt program kunne skape en del frustrasjon, og at mangel på kunnskap kunne gjøre at vi ville bruke uforholdsmessig mye tid på ting som i teorien skulle være skulle være enkelt, forteller daglig leder Rune Finnekåsa. – Jeg kom til å prate med en annen bedriftsleder om dette. De hadde innledet et samarbeidet med IDEA Kompetanse, og rådet meg til å forespørre om muligheter for kurs.
Økonomileder Kristine Helgerud Rygh i Kongsberg Boligbyggelag, forteller at de hadde erfart frustrasjonen. – Det var ikke noe problem å klikke på møtelenken og logge oss på, men vi evnet ikke å utnytte de mulighetene som er tilgjengelige i programmet. Vi trengte noen til å hjelpe oss med å bli trygge på Teams, forklarer hun. – Vi hadde prøvd en stund, men merket at det ble mye «knoting». Vi trengte å ta kunnskapen til neste nivå.
Kursleder hos IDEA Kompetanse, Svein Erik Lurdalen, anbefalte noen korte seminarer med søkelys på å trygge de ansatte på muligheter i Teams og på å få det til å fungere slik de selv hadde behov for. – Det å lære seg hva som er mulig og ikke mulig, gjør at man føler seg mindre usikker i den digitale hverdagen. Man kan konsentrere seg mer om kommunikasjon, uten å kjenne på nerver og negativt stress på grunn av manglende kunnskap om den tekniske utførelsen.
– Et annet viktig spørsmål på kurset var om det er noe forskjell på hvordan vi møtes digitalt i forhold til i et fysisk møte. Hva bør vi tenke på når vi gjennomfører møter digitalt? Der er det noen ekstra utfordringer som man bør være oppmerksom på.
For Kongsberg Boligbyggelag har opplæringen gitt dem en mer avslappet holdning til bruk av Teams. Nå tar de gjerne en videosamtale istedenfor å ringe, det har blitt en måte å holde kontakten på fra hvert sitt hjemmekontor. – Vi har til og med hatt digitale kaffepauser, kan Kristine Helgerud Rygh avsløre.
– Det viktigste av alt, er at vi har tatt i bruk Teams ikke bare internt, men også eksternt hvor vi har kunnet vise vedlikeholdsplaner og HMS til eksterne klienter. Vi er veldig fornøyde med at vi tok grep.
Mange tenker kanskje at man skal tilbake til hvordan det var før, men det er mange som også spår at digital samhandling har kommet for å bli. Det gjør oss mer effektive og sparer både tid og penger for bedrifter og deres ansatte. Noen trekker også frem god effekt på miljøregnskapet da vi rett og slett forflytter oss mindre.
Uansett hva som skjer fremover, er kunnskapen man tilegner seg nå, ikke noe man skal slutte å bruke når pandemien er over. For næringslivet blir det sannsynligvis like selvfølgelig å bruke digital samhandling som det er å bruke laptop eller smarttelefon. Vi får bare håpe når vi igjen kan møtes fysisk, at vi kan se på digital samhandling som en nyttig ekstraressurs som gir oss enda flere muligheter enn vi hadde tidligere.
